PRONAILS PRIVACY POLICY

Professionails nv/sa verbindt zich ertoe de vertrouwelijkheid van uw gegevens te beschermen in uw hoedanigheid van klant, potentiële klant, leverancier, sollicitant en bezoeker van onze website (www.pronails.com) (de Website) en u te informeren over de manier waarop wij uw persoonlijke gegevens verzamelen en gebruiken. Wij nodigen u uit om onze Privacy Policy te lezen om te begrijpen hoe wij uw persoonlijke gegevens verzamelen en gebruiken en om u te informeren over uw rechten in dit verband. 

1. Wie is verantwoordelijk voor de persoonlijke gegevens?

Professionails is verantwoordelijk voor alle persoonlijke gegevens die zij verwerkt met betrekking tot haar klanten, potentiële klanten, leveranciers, sollicitanten en bezoekers van de Website. Professionails is een naamloze vennootschap (nv/sa), geregistreerd onder het nummer BCE 0432.600.303. U kunt contact met ons opnemen via de contactgegevens in paragraaf 13.

2. Welke persoonlijke gegevens verwerken we?

De persoonlijke gegevens die wij over u verzamelen en verwerken zullen verschillen afhankelijk van het type relatie dat wij met u hebben. Wij zullen verschillende persoonlijke gegevens verwerken en opslaan, afhankelijk van het feit of u een klant, potentiële klant, leverancier, sollicitant of bezoeker van onze Website bent. Hieronder vindt u de persoonlijke gegevens die wij verwerken, afhankelijk van uw relatie met Professionails:

  • Klanten
    • contactgegevens (zoals voornaam, achternaam, adres, telefoonnummer of e-mailadres)
    • persoonlijke kenmerken (zoals geslacht)
    • bedrijfsinformatie (zoals bedrijfsnaam, titel/positie, afdeling, website)
    • professionele interessegebieden
    • evenementen en activiteiten
    • informatie over de diensten die wij leveren
    • financiële informatie en rekeninggegevens (zoals BTW-nummer, bankrekeningnummer, rekeninggegevens, kredietgeschiedenis, kredietreferentiegegevens en andere financiële informatie)
    • foto's en video-opnamen bij evenementen
    • verkoopvoorkeuren, marketingactiviteiten en feedback van klanten
  • Potentiële klanten 
    • contactgegevens (zoals voornaam, achternaam, adres, telefoonnummer of e-mailadres)
    • bedrijfsinformatie (zoals bedrijfsnaam, titel/positie, afdeling, website) 
    • BTW-nummer
  • Leveranciers
    • contactgegevens (zoals voornaam, achternaam, adres, telefoonnummer of e-mailadres)
    • bedrijfsinformatie (zoals bedrijfsnaam, titel/positie, afdeling, website) 
    • financiële informatie en rekeninggegevens (zoals BTW-nummer, bankrekeningnummer,
    • rekeninggegevens, kredietgeschiedenis, kredietreferentiegegevens en andere financiële informatie)
    • informatie die ons in staat stelt producten en/of diensten van u te ontvangen
    • informatie over online activiteiten (zoals informatie over uw gebruik van onze website)
    • aanvullende informatie uit andere bronnen (bv. openbaar beschikbare informatiebronnen, ratingbureaus)
  • Sollicitanten
    • contactgegevens (zoals voornaam, achternaam, adres, telefoonnummer, e-mailadres)
    • persoonlijke gegevens (zoals uw geboortedatum)
    • informatie over de functie waarvoor u solliciteert
    • taalvaardigheid
    • opleiding en bijscholing
    • cv
    • motivatie

3. Welke persoonlijke gegevens verzamelen we via onze website?

Wanneer u onze Website gebruikt, bent u niet verplicht om ons Persoonsgegevens te verstrekken. Controleer ons cookiebeleid om te zien hoe u tracking cookies kunt uitschakelen tijdens het browsen. Om gebruik te kunnen maken van sommige functionaliteiten op onze website, wordt u echter gevraagd om een aantal Persoonsgegevens te delen.

  1. Contact (formulier). Als u contact met ons opneemt via onze Website, zullen wij uw contactgegevens (zoals voornaam, achternaam en e-mailadres, IP-adres) verzamelen en bewaren.
  2. Abonnement op de nieuwsbrief. Als u zich abonneert op onze nieuwsbrieven, verzamelen en bewaren wij uw contactgegevens (zoals uw voornaam, achternaam, functietitel, e-mailadres, postcode, land, uw IP-adres en taalvoorkeuren).
  3. Evenement Registratie. Als u zich registreert voor één van de evenementen die we organiseren (zoals opendeurevenementen, trainingen,...), zullen we uw contactgegevens verzamelen en bewaren (zoals uw voornaam, achternaam, functietitel, telefoon, e-mailadres, postcode, land, uw IP-adres en taalvoorkeuren).
  4. Sollicitanten. Als u solliciteert naar een functie bij Professionails, verzamelen en bewaren wij uw contactgegevens (zoals uw voornaam, achternaam, adres, telefoon, e-mailadres), persoonlijke gegevens (zoals uw geboortedatum), informatie over de functie waarvoor u solliciteert, taalvaardigheden, opleiding en training, curriculum vitae en motivatie.

Wanneer u onze website bezoekt, kunnen bepaalde gebruikers- en apparaatgegevens worden verzameld. Deze informatie zal nooit uw persoonlijke identiteit onthullen en is daarom niet bedoeld als Persoonsgegevens. Om dit soort gegevens te kunnen volgen, maakt onze Website gebruik van cookies. U kunt ons cookiebeleid op de website vinden. Wat zijn gebruikers- en apparaatgegevens? Internetbrowser en elektronische apparaatinformatie, informatie die wordt verzameld via cookies, pixeltags en andere technologieën, demografische informatie en geaggregeerde gegevens (d.w.z. gegevens die zo zijn gegroepeerd dat het niet mogelijk is om de gegevens aan een bepaald individu te koppelen). Wij en onze externe serviceproviders kunnen op verschillende manieren gebruikers- en apparaatgegevens verzamelen wanneer u onze Website gebruikt, onder andere via uw internetbrowser of elektronisch apparaat. Dit type gegevensverzameling kan worden uitgeschakeld via uw browser. Ontdek hier hoe u dit kunt doen als u niet wilt dat wij dit soort gegevens verzamelen.

4. Voor welke doeleinden gebruiken wij Persoonlijke Gegevens?

De doeleinden van de verwerking van uw Persoonsgegevens zullen verschillend zijn, afhankelijk van onze relatie.

  • Klanten
    • om met u te communiceren
    • om onze producten en diensten te verkopen en te leveren
    • het uitvoeren van klant-relatiebeheer
    • het verbeteren van de kwaliteit van onze diensten
    • het uitvoeren van onderzoek en analyse
    • het verstrekken van marketinginformatie
    • om de veiligheid van onze gebouwen en faciliteiten te waarborgen
    • om onze bedrijfsactiviteiten en IT-infrastructuur te beheren
    • om klachten, feedback en vragen te beheren
    • om te voldoen aan de toepasselijke wet- en regelgeving
  • Potentiële klanten
    • om met u te communiceren
    • het uitvoeren van prospectief klant-relatiebeheer
    • het uitvoeren van onderzoek en analyse
    • het verstrekken van informatie over producten en diensten
    • om de veiligheid van onze gebouwen en faciliteiten te waarborgen
  • Leveranciers
    • om met u te communiceren
    • het uitvoeren van leveranciersmanagement
    • om de veiligheid van onze gebouwen en faciliteiten te waarborgen
    • om onze bedrijfsactiviteiten en IT-infrastructuur te beheren
    • het beheren van klachten, feedback en vragen in het kader van onze inkoopactiviteiten
    • om te voldoen aan de toepasselijke wet- en regelgeving
  • Sollicitanten
    • om met u te communiceren
    • het uitvoeren van rekruterings- en selectieactiviteiten
    • om aanvragen te evalueren
    • om te beoordelen of u in aanmerking komt en of u geschikt bent voor een functie
    • om u eventueel een baan aan te bieden
    • het nemen van precontractuele maatregelen voorafgaand aan uw dienstverband als werknemer
    • om een rekruteringspool op te bouwen

Als potentiële klant bent u niet verplicht om persoonsgegevens aan ons te verstrekken. Indien u een klant of een leverancier bent, is het verstrekken van bepaalde Persoonsgegevens een wettelijke of contractuele verplichting (wij hebben bijvoorbeeld bepaalde Persoonsgegevens van klanten nodig om onze opdracht te documenteren, voor facturatiedoeleinden). Indien u een sollicitant bent, is het verstrekken van bepaalde Persoonsgegevens een vereiste voor het aangaan van een eventueel contract.

5. Wat zijn de wettelijke gronden voor ons gebruik van Persoonsgegevens?

De toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming vereist dat wij transparant zijn over de wettelijke gronden of de rechtvaardiging voor de verwerking van Persoonsgegevens. Voor de verwerking van Persoonsgegevens baseren wij ons over het algemeen op de volgende wettelijke gronden.

  1. Uw toestemming. In veel gevallen worden uw Persoonsgegevens door Professionals verwerkt op basis van uw toestemming. We kunnen bijvoorbeeld uw toestemming vragen om uw gegevens te verwerken om u te voorzien van marketinginformatie, productupdates,... We kunnen uw toestemming schriftelijk of elektronisch vragen. Wanneer we uw toestemming vragen, zullen we u informeren over de manier waarop uw gegevens zullen worden gebruikt, alsook over de doeleinden. In sommige omstandigheden, zoals bij telefoongesprekken, kan de toestemming mondeling worden gegeven. Wanneer u uw toestemming heeft gegeven, kunt u deze te allen tijde intrekken.
  2. Noodzakelijk voor de uitvoering van een contract. Persoonlijke gegevens van klanten kunnen door ons worden verwerkt om een contract op te stellen, uit te voeren en te beëindigen (bijvoorbeeld voor de levering van onze diensten). Voorafgaand aan een contract - tijdens de initiatieffase van het contract - kunnen persoonsgegevens worden verwerkt om offertes, standplaatsen of kooporders voor te bereiden of om te voldoen aan andere verzoeken van de aspirant-klant die betrekking hebben op het sluiten van het contract. Tijdens de voorbereiding van het contract kan contact worden opgenomen met potentiële klanten met behulp van de informatie die zij hebben verstrekt.
  3. Wettelijke verplichtingen waaraan wij onderworpen zijn. In sommige gevallen kunnen wij uw Persoonsgegevens moeten verwerken omdat de toepasselijke wet- of regelgeving dit vereist, vraagt of toestaat, bijvoorbeeld om fraude of misdaad te voorkomen, op te sporen en te onderzoeken of om te voldoen aan specifieke fiscale verplichtingen.
  4. Onze legitieme belangen. In veel gevallen verwerken wij uw Persoonsgegevens omdat wij daar een legitiem zakelijk belang bij hebben. Dit is bijvoorbeeld het geval bij de verwerking van uw Persoonsgegevens om met u te communiceren, om de kwaliteit van onze diensten te verbeteren, om u te voorzien van marketinginformatie (incl. direct marketing) en om onze bedrijfsvoering en IT-infrastructuur te beheren. Afhankelijk van de specifieke verwerking zullen de legitieme belangen van Professionails in het algemeen bestaan uit (i) het nastreven van onze bedrijfsactiviteiten en commerciële doelstellingen; (ii) de bescherming van onze onderneming, partners, aandeelhouders en klanten; (iii) de verbetering of verdere ontwikkeling van onze diensten en onze bedrijfsvoering in het algemeen; (iv) de naleving van wettelijke en reglementaire verplichtingen, normen, richtlijnen en gedragscodes en/of (v) het behoud en de verbetering van onze positie op de markt.

De wettelijke basis voor onze verwerking van Persoonsgegevens zal verschillend zijn, afhankelijk van onze relatie.

  • Klanten
    • Noodzakelijk voor de uitvoering van een contract
    • Wettelijke verplichtingen waaraan wij onderworpen zijn
    • Uw toestemming
    • Onze legitieme belangen
  • Potentiële klanten
    • Uw toestemming
    • Onze legitieme belangen
  • Leveranciers
    • Noodzakelijk voor de uitvoering van een contract
    • Wettelijke verplichtingen waaraan wij onderworpen zijn
    • Uw toestemming
    • Onze legitieme belangen
  • Sollicitanten
    • Noodzakelijk voor de uitvoering van een contract
    • Uw toestemming
    • Onze legitieme belangen  

6. Waar verwerken we persoonlijke gegevens?

In principe worden uw Persoonsgegevens bewaard in België of in een ander land binnen de Europese Economische Ruimte. Het kan echter voorkomen dat wij uw Persoonsgegevens van tijd tot tijd moeten doorgeven aan entiteiten (ontvangers) in landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER), waaronder landen die geen adequate bescherming van Persoonsgegevens bieden. Indien Persoonsgegevens worden overgedragen van de Europese Economische Ruimte naar een land buiten de Europese Economische Ruimte dat geen adequate bescherming van Persoonsgegevens biedt, zullen wij ervoor zorgen dat ofwel (i) een dergelijke overdracht kan worden gebaseerd op een passende juridische rechtvaardiging (bijvoorbeeld uw uitdrukkelijke toestemming of de noodzaak voor de uitvoering van onze diensten) of (ii) er passende waarborgen zijn om uw Persoonsgegevens te beschermen volgens normen die gelijkwaardig zijn aan de normen die in dit Privacybeleid zijn opgenomen. Met andere woorden, Professionails blijft verantwoordelijk voor de verwerking van uw Persoonsgegevens en zal de nodige maatregelen nemen om de verwerking ervan te beschermen (door middel van bijvoorbeeld Standaard Contractuele Clausules).

7. Hoe beschermen we persoonlijke gegevens?

Professionals heeft passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om ongeoorloofde en onrechtmatige verwerking of openbaarmaking, alsmede onopzettelijk verlies, wijziging of vernietiging van Persoonsgegevens te voorkomen of daartegen op te treden. Voorafgaand aan de invoering van nieuwe methoden van gegevensverwerking, met name nieuwe IT-systemen, zullen door Professionails technische en organisatorische maatregelen ter bescherming van Persoonsgegevens worden gedefinieerd en geïmplementeerd. Deze maatregelen zullen gebaseerd zijn op de stand van de techniek, de risico's van de verwerking en de noodzaak om de Persoonsgegevens te beschermen. Daarnaast zullen deze technische en organisatorische maatregelen ter bescherming van Persoonsgegevens regelmatig worden aangepast aan de technische ontwikkelingen en organisatorische veranderingen.

8. Hoe lang bewaren we Persoonsgegevens?

Wij bewaren uw Persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de doeleinden waarvoor wij de gegevens hebben verzameld. Deze termijn is per doel verschillend. Daarnaast zijn er wet- en regelgeving van toepassing die een minimum- en maximumtermijn voor het bewaren van Persoonsgegevens voorschrijft.

9. Met wie mogen Persoonsgegevens worden gedeeld?

In verband met de in artikel 4 beschreven doeleinden kunnen wij uw Persoonsgegevens moeten delen met derden, de zogenaamde 'ontvangers'. Deze derden (ontvangers) kunnen onder meer zijn:

Regionale distributeurs, die uw regio bedienen; externe derden (bijvoorbeeld accountants, accountants, juristen en andere professionele adviseurs; call-center service providers; IT-systemen, hosting service providers; banken en financiële instellingen; uitbestede service providers die ons helpen bij de uitvoering van onze bedrijfsactiviteiten); overheidsinstanties; andere derden (bijvoorbeeld kredietbeoordelingsbureaus, leveranciers van commerciële informatie, kopers en potentiële kopers).

10. Welke gegevens delen wij met derden?

Deze gegevens worden alleen gedeeld als ze relevant zijn voor onze distributeur (derde partij). De beslissing of uw gegevens met deze partij worden gedeeld, is gebaseerd op uw locatie. Professionails is een internationaal bedrijf dat in verschillende landen actief is via verschillende onafhankelijke distributeurs. Op basis van uw locatie wordt uw informatie gedeeld met de dichtstbijzijnde distributeur, zodat uw aanvraag,... in uw buurt behandeld kan worden.

11. Welke rechten heeft u als betrokkene?

Als Data Subject heeft u de volgende rechten met betrekking tot uw eigen Persoonsgegevens:

Recht van toegang. U heeft het recht om bevestiging te krijgen of uw Persoonsgegevens al dan niet worden verwerkt en, indien dit het geval is, om toegang te krijgen tot uw Persoonsgegevens en informatie over de verwerking.

Recht op correctie. U heeft het recht om onjuiste Persoonsgegevens te corrigeren, uw Persoonsgegevens in te vullen en ontvangers aan wie Persoonsgegevens zijn verstrekt op de hoogte te stellen van de correctie.

Recht op verwijdering. Onder bepaalde voorwaarden heeft u het recht om uw Persoonsgegevens te laten wissen. Indien uw Persoonsgegevens openbaar zijn gemaakt, zal Professionails redelijke stappen ondernemen om de verantwoordelijke voor de verwerking van de Persoonsgegevens op de hoogte te stellen van uw verzoek tot verwijdering en om de ontvangers van de Persoonsgegevens op de hoogte te stellen van uw verzoek tot verwijdering.

Recht op beperking van de verwerking. Onder bepaalde voorwaarden heeft u recht op beperking van de verwerking van uw Persoonsgegevens en, in geval van beperking, op beperking van de verwerking tot enkel de opslag ervan.

Recht op overdraagbaarheid van gegevens. Onder bepaalde voorwaarden heeft u het recht om uw Persoonsgegevens te ontvangen, die u naar wens kunt hergebruiken. Op uw verzoek heeft Professionails de verplichting om uw Persoonsgegevens rechtstreeks over te dragen aan een andere verantwoordelijke voor de verwerking.

Recht van bezwaar. U heeft het recht om op bepaalde gronden bezwaar te maken tegen de verwerking van uw Persoonsgegevens en het recht om te allen tijde bezwaar te maken tegen het gebruik van uw Persoonsgegevens voor direct marketing doeleinden.

Recht om toestemming in te trekken. Indien u toestemming heeft gegeven voor de verwerking van uw Persoonsgegevens door ons, heeft u het recht om die toestemming te allen tijde in te trekken, zonder dat deze intrekking de rechtmatigheid van de verwerking op basis van toestemming vóór de intrekking aantast.

Geautomatiseerde individuele besluitvorming, inclusief profilering. In het geval van geautomatiseerde individuele besluitvorming heeft u het recht om een menselijke tussenkomst te verkrijgen, uw standpunt kenbaar te maken, een verklaring te krijgen voor de geautomatiseerde beslissing en deze beslissing aan te vechten.

Recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende instantie. U heeft het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende instantie. De Belgische Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer (vanaf 25 mei 2018, de "Gegevensbeschermingsautoriteit") kan per gewone post worden gecontacteerd op Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, België, per telefoon op +32 (0)2 274 48 00, per fax op +32 (0)2 274 48 35 en per e-mail op commission@privacycommission.be. Contactgegevens voor andere landen: http://ec.europa.eu/justice/article-29/structure/data-protection-authorities/index_en.htm De bovenstaande rechten kunnen slechts in bepaalde omstandigheden van toepassing zijn en kunnen onderworpen zijn aan bepaalde voorwaarden, vrijstellingen of uitzonderingen zoals uiteengezet in de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming.

12. Hoe kunt u uw marketingvoorkeuren wijzigen?

U kunt te allen tijde beslissen om uw marketingvoorkeuren te wijzigen. Als u een vroegere of huidige klant bent, kunnen wij uw contactgegevens, inclusief uw e-mailadres, gebruiken om u marketingcommunicatie toe te sturen. U kunt zich op elk gewenst moment en kosteloos afmelden voor het ontvangen van marketingcommunicatie door u uit te schrijven in de e-mail of door contact met ons op te nemen (zie paragraaf 13). Als u geen vroegere of huidige klant bent, kunnen wij uw contactgegevens, inclusief uw e-mailadres, gebruiken om u marketingberichten te sturen, mits u daarvoor toestemming hebt gegeven. De marketingcommunicatie die door Professionails wordt gebruikt, kan het volgende omvatten: (i) het ontvangen van e-mailberichten van ons; (ii) het ontvangen van telefoongesprekken en post- of elektronische post van ons; en (iii) het delen van uw Persoonsgegevens met geselecteerde externe partners voor hun marketingdoeleinden. (zie paragraaf 10) 

13. Met wie moet ik contact opnemen over uw persoonlijke gegevens?

Als u vragen, zorgen of klachten heeft over de manier waarop uw Persoonsgegevens door Professionails worden gebruikt, kunt u via onderstaande contactgegevens contact met ons opnemen per e-mail of per post:

  • e-mail: privacy@pronails.com
  • gewone post: PROFESSIONAILS NV/SA, Att. Marketingafdeling, Ruiterijschool 11, 2930 Brasschaat, België

Privacybeleid Professionails nv/sa - versie 1 - datum : 17 mei 2018